Jeżeli jako przedsiębiorca zamierzasz być podatnikiem VAT, musisz złożyć zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług. O ile pierwsza strona formularza nie powinna Ci sprawić większego kłopotu, to przy drugiej zaczną się… schody.

Co to jest VAT-R?

Deklaracja VAT-R stanowi zgłoszenie rejestracyjne w zakresie VAT. Jeżeli zatem chcesz lub musisz być vatowcem, wypełniasz formularz VAT-R (możesz wykorzystać do zgłoszenia formularz aktywny) – po jego złożeniu staniesz się podatnikiem podatku od towarów i usług.

> Założymy firmę, wypełnimy VAT-R za Ciebie – SPRAWDŹ – już tysiąc zadowolonych Klientów [czerwiec 2014]

Kiedy złożyć VAT-R?

Na potrzeby VAT trzeba się zarejestrować przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej (w uproszczeniu – przed pierwszą sprzedażą). Niektóre rodzaje działalności „skazują” Cię na VAT, co oznacza, że nie możesz korzystać ze zwolnienia.

Dotyczy to następujących czynności:

  • importu towarów i usług;
  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
  • dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca;
  • świadczenia usług przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych;

a także podatników:

  • dokonujących dostaw:
    – wyrobów z metali szlachetnych lub wyrobów z udziałem tych metali,
    – towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej (PKWiU 35.11.10.0) i wyrobów tytoniowych w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,
    – nowych środków transportu,
    – terenów budowlanych oraz przeznaczonych pod zabudowę;
  • świadczących usługi prawnicze oraz usługi w zakresie doradztwa, a także usługi jubilerskie;
  • nieposiadających siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

> Darmowa księgowość online – SPRAWDŹ

Jeżeli zamierzasz świadczyć powyższe usługi, musisz od razu, przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, zarejestrować się jako podatnik VAT.

W innych przypadkach Twoja działalność będzie wyłączona z VAT (dotyczy to np. usług medycznych czy bankowych), a wtedy składanie zgłoszenia jest bezprzedmiotowe.

Gdzie złożyć VAT-R?

Deklarację VAT-R składa się naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego:

  • ze względu na miejsce wykonywania czynności opodatkowanych – jeżeli masz tylko jedno takie miejsce (np. sklep lub biuro) albo gdy masz ich kilka, lecz wszystkie na terenie podległym pod ten sam urząd skarbowy;
  • według miejsca zamieszkania (osoby fizyczne) lub siedziby (spółki) – jeżeli czynności opodatkowane wykonujesz w kilku miejscach, na terenie podlegającym pod różne urzędy skarbowe.

Zgłoszenie VAT-R możesz także złożyć w swoim urzędzie miasta lub gminy w momencie składania CEIDG-1, jednak szybciej i pewniej załatwisz tę sprawę, gdy osobiście udasz się do właściwego urzędu skarbowego.

Instrukcja wypełniania formularza VAT-R

Na omawianie pierwszej strony nie warto tracić czasu – naczelnika US określasz według przytoczonej powyżej zasady, a z wypełnieniem pozostałych pól na pewno sobie poradzisz. Pamiętaj tylko, że gdy rejestrujesz działalność jednoosobową, wtedy w deklaracji VAT-R podajesz adres miejsca zamieszkania, przy czym urzędy uznają również za prawidłowe podanie adresu głównego miejsca działalności (np. adresu sklepu lub warsztatu).

Odwróć zatem kartkę i postępuj zgodnie z naszymi radami – taka pomoc zapewne Ci się przyda, ponieważ poprawne wypełnienie deklaracji VAT-R wymaga sporej wiedzy. Oczywiście wyjaśnienie wszystkich zawiłości formularza nie jest możliwe, ponieważ każda firma ma swoją specyfikę – na szczęście zawsze możesz skorzystać z pomocy SuperKsięgowej.

Przy założeniu, że Twoja działalność nie odbiega od standardów, zaznacz w pierwszym polu drugiej strony kwadrat 33 (gdy rezygnujesz ze zwolnienia ) lub 35 (gdy tracisz prawo do zwolnienia, bo np. świadczysz usługi doradcze), a w polu 38 wpisz datę, od której staniesz się podatnikiem VAT.

Dalej masz do wyboru metodę kasową (w uproszczeniu polega ona na tym, że płacisz podatek, gdy otrzymasz pieniądze za towar lub usługę) albo metodę zwykłą (upraszczając: płacisz podatek, gdy wystawisz fakturę).

Metodę kasową wybierz, jeżeli:

  • jesteś małym podatnikiem, czyli (co do zasady) gdy wartość Twojej sprzedaży nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro, lub – w przypadku podatnika prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro;
  • wystawiasz zazwyczaj faktury z odroczonym terminem płatności;
  • nie masz pewności co do terminowości zapłat.

Dzięki metodzie kasowej zyskasz odroczenie terminu płatności podatku, przez co zapewnisz firmie płynność finansową i zwiększysz jej bezpieczeństwo.

Nie wybieraj metody kasowej, jeżeli:

  • nie jesteś małym podatnikiem – wtedy po prostu nie możesz jej wybrać;
  • przyjmujesz wyłącznie płatności w gotówce lub kartą – wybór metody kasowej jest wówczas pozbawiony sensu, bo wiąże się dla Ciebie z dodatkowymi obowiązkami, a Twoja sprzedaż jest od razu regulowana;
  • masz pewność, że dostaniesz pieniądze na czas, a terminy płatności nie są długie (w tym przypadku można się jednak zawieść).

Dodatkowe obowiązki związane z metodą kasową to przede wszystkim pilnowanie terminów zapłaty – jeżeli stwierdzisz, że tu potrzebna jest Ci pomoc, SuperKsięgowa na pewno sobie z tym poradzi.

Teraz się zastanów, czy wolisz płacić więcej, lecz rzadziej, czy też mniej, ale częściej. Przy płatnościach miesięcznych łatwiej Ci będzie zapanować nad rozliczaniem podatku, ale będzie to wymagało od Ciebie więcej pracy. Przy płatnościach kwartalnych odpadnie Ci nieco obowiązków, ale realizowanie przelewów stanie się bardziej bolesne z uwagi na wysokość kwot.

Nie zmienia to faktu, że metoda kwartalna zazwyczaj jest korzystna, gdyż umożliwia odroczenie płatności podatku. Praktycznie nie sprawdza się jedynie wtedy, gdy masz częste zwroty podatku (gdy np. świadczysz usługi uznane za usługi wykonane za granicą, ale uprawniające do odliczenia VAT) – w tej sytuacji wygodniejsza jest metoda miesięczna, ponieważ dzięki niej szybciej odzyskujesz pieniądze. Zasadniczo jednak sugerujemy wybór metody kasowej jako bardziej optymalnej. Tym samym SuperKsięgowa rekomenduje metodę kwartalną, lecz gdy wyboru dokonasz bez konsultacji z nami, robisz to na własne ryzyko.

Jeżeli więc wybierzesz metodę kwartalną, zaznacz kwadrat 44.1, a w polu obok wpisz kwartał i rok (poz. 45–46). Dodatkowo zaznacz kwadrat 51 i powtórz kwartał i rok w polu obok (poz. 55–56) – będziesz składać deklaracje VAT-7K.

Jeśli natomiast wybierzesz metodę miesięczną, zaznacz kwadrat 50, a w polu obok wpisz miesiąc i rok (poz. 57–58) – w tym przypadku będziesz składać deklaracje VAT-7.

Teraz przypuszczalnie wystarczy uzupełnienie części D, gdzie podajesz swoje dane i składasz podpis. Jeżeli jednak chcesz kupować lub sprzedawać na terenie Unii Europejskiej, wypełnij poz. 59–62.

Opłata rejestracyjna

Dokonanie zgłoszenia rejestracyjnego wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty. Ustawodawca jest przy tym nad wyraz finezyjny – płacisz bowiem nie tyle za zgłoszenie do celów VAT (to okazuje się bezpłatne), co za jego potwierdzenie.

Opłata skarbowa wynosi 170 zł i jest dochodem gminy, na której terenie mieści się urząd skarbowy. Niekiedy wprowadza to pewne zamieszanie.

Przykładowo, jeżeli mieszkasz na warszawskiej Woli, wpłacasz tę kwotę na konto dzielnicy Bemowo (US Wola znajduje się na Bemowie). Jeżeli zaś mieszkasz na Bemowie, Twoja wpłata powinna trafić na Ochotę… Na szczęście opłatę możesz wnieść w swoim urzędzie skarbowym – zostanie ona przekazana do właściwego urzędu gminy.

Jeżeli udało Ci się przebrnąć przez opisaną wyżej procedurę rejestracji do celów VAT, gratulujemy! Od tej pory jesteś vatowcem!

Autor: Paweł Ziółkowski

Podstawa prawna:
art. 3, 43, 96, 113 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).